伝票会計とは
企業・個人問わずの活動の規模が大きくなってくると、当然取引の数も多くなります。
そうなってくると、「取引を時系列に記録する」という仕訳帳だけで記録するのは、かなり難しくなってきます。
それに対応するために、「伝票」を使って記録することが行われています。
伝票会計も、仕訳帳と同様に取引を仕訳するための仕組みですが、時系列に続けて記入するのではなく、１つの取引を１枚の伝票に記入するという仕組みを取ります。
伝票会計を採用する場合、伝票は各取引の担当者が自ら記入し、経理担当者はその伝票を取りまとめて『総勘定元帳』に転記するので、仕訳作業を分担することが出来ます。
なお、伝票会計には、使用する伝票の種類によって、１伝票制、３伝票制、５伝票制があり、一般的には３伝票制、５伝票制が用いられています。
３伝票制
使用するのは、「入金伝票」、「出金伝票」、「振替伝票」の３点。
- 入金伝票：現金の入金があったときに記入する伝票
- 出金伝票：現金の出金があったときに記入する伝票
- 振替伝票：現金の出入りではなく、小切手などを使った取引の仕分けをする伝票
５伝票制
３伝票制で使った、「入金伝票」、「出金伝票」、「振替伝票」に加え、「売上伝票」、「仕入伝票」を使う。
- 売上伝票：商品を売ったなど、売上に関する取引を記入する伝票
- 仕入伝票：商品などの仕入取引を記入する伝票
伝票会計を簿記システムに取り入れる
さて、簿記をシステム化し、そこに伝票会計の考え方を取り入れるにはどうしたら良いだろう。
これまでは、すべての取引を『仕訳帳』に記録することを前提に考えてきた。紙ベースの場合、伝票会計を使うなら、仕訳帳は使わないようだし、「One fact in One Place」の原則からしても、各種伝票と仕訳帳は共存させるべきではないように思える。
ここで、伝票会計のメリット（目的）を見直してみよう。
- 仕訳作業を取引の担当者と、経理担当者で分担できる。
- 取引毎に伝票が分かれているため、あとで書き直しや追加もやりやすい。
これを踏まえて、簿記システムに考え方を反映していくと、結論としては『仕訳帳』にすべての取引を記録する、という方針のままで良い、ということになる。
伝票会計であったとしても、表の形でシステムに保存していくのだから、伝票１枚＝１つの表とするのは無駄が多いし、伝票の種類ごとに表を分けても然り。更に、簿記システムの場合、『総勘定元帳』も必要に応じて出力するものなので、経理担当者による『転記』の作業もそもそも存在しない。
入力時のインターフェイスを工夫して伝票に近いものとし、ユーザー認証の仕組みを利用して、取引の担当者がこの伝票形式の入力画面から取引の仕訳入力を出来るようにすれば、データの保存先が『仕訳帳』のままであったとしても、伝票会計のメリットは受けられることになる。
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