小口現金出納帳への記入を行う

<概要>

小口現金出納帳は簿記における『補助簿』の一つで、日々発生する少額の経費を部署単位で記録する帳簿です。

小口現金出納帳への記入の手順

紙ベースで小口現金出納帳への転記を行う場合には、以下の様な手順で行うことになっています。
（この例はその月の支払い分を月末に支給する場合の例）

1. 受入欄には、補給額を記入。
2. 日付欄には、補給や支払いのあった月日を記入。
3. 摘要欄には、その内容を記入。
4. 支払欄と内訳欄に、支払った金額を記入。
5. 残高欄には、支払い毎に残高を計算して金額を記入。
6. 【〆切時】　支払欄から内訳欄まで合計線（赤の一重線）を引き、摘要欄に「合計」として支払欄と内訳欄にそれぞれの合計金額を記入。金額が一致することを確認し、内訳欄に〆切線（赤の二重線）を引く。
7. 【〆切時】　受入欄にその月の支払いの合計額を記入し、月末の日付を記入し、摘要欄を「本日補給」とする。残高欄には残高と補給額を足した金額（＝最初に預かった金額となる）を記入。
8. 【〆切時】　更に月末の日付を記入し、摘要欄に「次月繰越」として、支払欄に月末残高を記入。これは赤字で書くのが一般的。
9. 【〆切時】　受入欄と支払欄に合計線を引き、受入欄に受入欄の合計金額、支払欄に支払欄の合計金額を書いて、受入欄から日付欄までと、支払欄、残高欄に〆切線を引く。
10. 【〆切時】　受入欄に受入金額、日付欄に翌月１日の日付、摘要欄に「前月繰越」と記入して、残高欄に繰越金額を記入。

小口現金出納帳の記入例

小口現金出納帳の扱いはどうするか？

簿記をシステム化する場合、小口現金出納帳はどう扱えば良いのだろうか？
紙ベースでは「補助簿」扱いであるが、名前は似ていても現金出納帳と同様に『出力画面』だけを考えればよい類のものではない。
システム化を考えた場合、最重要の帳簿・表は『仕訳帳』となり、その１取引がシステムで扱うデータの単位となるわけだが、小口現金出納帳で扱うのは、『仕訳帳』では『小口現金』としてひとまとめにされた取引の内訳である。

そのため、システム化するかどうかという判断も必要だが、システム化の対象に含める場合は、入力も出力も考えねばならないし、小口現金を実際に管理する部署・担当者が複数存在していることも考えなくてはならない。
つまり、『小口現金』は『仕訳帳』とは独立した表として設計する必要があり、なおかつ小口現金の管理元の部署を識別するための情報も必要となる。
更には、オペレーションを行う担当者によって、アクセスできる小口現金のデータも分けなければいけないので、ユーザー認証の仕組みが必要であるとの要件も導き出すことが出来る。（一部門の小払係が、他部門の小口現金の情報へアクセス出来てはいけないだろう。）