<概要>
- 総勘定元帳はすべての取引を勘定科目ごとに整理してまとめたもの
- 記載方法には、標準式と残高式があるが、残高式が一般的
簿記における、『主要簿』には、前の記事で詳しく記載方法を紹介した『仕訳帳』の他に『総勘定元帳』が存在しています。
すべての取引は『仕訳帳』に仕分けされた後で、勘定科目別に分類して、『総勘定元帳』に転記されます。
つまり、すべての取引を時系列的にみるのが『仕訳帳』ならば、勘定科目毎に金額の増減をみるのが『総勘定元帳』になるわけです。
『総勘定元帳』をきちっとチェックすることで、現金や預金の状況がどうなっているか、掛取引の状況がどうなっているかなどを把握できるのです。
では、『総勘定元帳』への転記ですが、具体的には、表題に勘定科目が書かれた用紙に『仕訳帳』に記載された仕訳を書き写す作業のことを指します。
ちなみに、勘定科目ごとの用紙のことを『勘定口座』といい、それを総まとめにしているので『総勘定元帳』ということになっています。
総勘定元帳への転記の手順
紙ベースで総勘定元帳への転記を行う場合には、以下の様な手順で行うことになっています。
ただし、あくまでもこれは一例なので、細かい部分での差異は現場によってはあると思います。
- 日付欄には、仕訳帳と同じ月日を記入。
- 摘要欄には、仕訳時の相手方科目を記入。この時、相手方科目が複数ある場合は科目は書かないで『諸口』と記入。
- 仕丁欄には、仕訳帳のページ数を記入。
- 当該科目が借方の場合には、借方欄に仕訳帳の借方の金額を記入。
- 当該科目が貸方の場合には、貸方欄に仕訳帳の貸方の金額を記入。
- 【残高式の場合】借／貸欄に、当該科目が借方・貸方どちらに記載されたかを記入。
- 【残高式の場合】残高欄には、転記した結果の該当科目の残高を記入。
総勘定元帳の記入例
前の記事で例示した仕訳帳を元に総勘定元帳へ残高式で転記すると以下のようになる。
総勘定元帳への転記作業の設計
さて、紙ベースへの総勘定元帳への転記の手順を紹介したが、簿記をシステム化する場合、実は総勘定元帳については『出力画面』だけを考えればよい。
場合によっては、総勘定元帳も独立した表として設計する場合もあるだろうが、かなり前の記事で「One fact in One Place」という原則があることを紹介している。
簿記の場合は、あくまでも『取引』が一つの単位になってくるので、その『取引』の事実を何箇所にも保存するのは避けるべきだという考え方である。
その考え方のもとに、『総勘定元帳』はあえて表としては持たせず、見たい時点で『仕訳帳』から該当するデータをピックアップして、見たい勘定の『総勘定元帳』として表示する、という『転記』と『定期的なチェック』を兼ねる、という設計にすることもあります。
とはいえ、取引の件数が非常に多いような場合は、『総勘定元帳』を表示するたびに処理の負荷もかかってしまう可能性もあるので、あえて『総勘定元帳』用の表を設計することも決して間違いとはいえない。
「One fact in One Place」という原則が何のためにあるかを考えると、データ修正時の反映漏れなどの不具合のリスクを減らすため、という目的がある。
その辺りの不具合の対策がしっかりと出来るのであれば、仕訳時に毎回転記する、あるいは日ごと・週ごと・月ごとといった定期的な処理として転記の処理を行っても良いかもしれない。
いずれにしても、総勘定元帳への『転記』の処理は、簿記をシステム化する場合、入力用の画面が必要な類の処理ではない。
ユーザーが『総勘定元帳』表示を指示したタイミングや、定期的な処理として実行される処理となる。
その場合の処理の流れとしては、紙ベースの場合の処理の流れがベースになってくるだろう。
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